Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Betrieb von Zelos (deine Anmelde- und Nutzungsdaten) ist:

Für die Daten, die du selbst als Nutzer in Zelos über deine eigenen Kunden speicherst, bist du der Verantwortliche. Zelos verarbeitet diese Daten in deinem Auftrag. Die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

2. Welche Daten werden verarbeitet?

Zelos CRM verarbeitet folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontaktdaten deiner Kunden (Name, E-Mail, Telefon, Adresse)
• Geschäftliche Daten (Aufträge, Angebote, Rechnungen, Provisionen)
• Besuchsberichte und Gesprächsnotizen
• Anmeldedaten (E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort)

3. Zweck der Verarbeitung

Die Daten werden ausschließlich zur Verwaltung deiner Kundenbeziehungen und Geschäftsprozesse verwendet (Customer Relationship Management). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer es ist zur Bereitstellung des Dienstes notwendig (z. B. Hosting-Anbieter).

4. Hosting und eingesetzte Dienstleister

Die Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS/TLS). Datenbank und Datei-Speicher liegen in der EU (Frankfurt). Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht:

• Hosting, Datenbank und Datei-Speicher (EU, Frankfurt)
• Betrieb der Anwendung (EU-Region Frankfurt)
• KI-Dienstleister für die Text- und telefonische Sprachassistenz (teilweise USA)
• E-Mail-Versand und -Empfang (EU)
• Sicherheits- und Stabilitätsdienste (EU) — Schutz vor Missbrauch, Fehlerüberwachung
• Zahlungsdienstleister für kostenpflichtige Abonnements (USA)

Bei Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln (SCC). Eine vollständige, jeweils aktuelle Liste der konkret eingesetzten Auftragsverarbeiter stellen wir dir auf Anfrage sowie im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags zur Verfügung.

5. Speicherdauer

Daten werden so lange gespeichert, wie du ein aktives Konto besitzt. Nach Kündigung oder Löschung des Kontos werden alle zugehörigen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

6. Deine Rechte (DSGVO Art. 15–22)

Du hast das Recht auf:

• Auskunft — welche Daten über dich gespeichert sind
• Berichtigung — falsche Daten korrigieren lassen
• Löschung — deine Daten löschen lassen ("Recht auf Vergessenwerden")
• Einschränkung — Verarbeitung einschränken lassen
• Datenübertragbarkeit — Daten in maschinenlesbarem Format erhalten
• Widerspruch — gegen die Verarbeitung Widerspruch einlegen

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an den Kontakt, der dir bei Registrierung mitgeteilt wurde. Du hast außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.

7. KI-Assistent und Sprachassistenz

Der KI-Assistent nutzt einen KI-Dienstleister mit Sitz in den USA. Nachrichten, die du an den Assistenten sendest, werden zur Erzeugung einer Antwort an diesen Dienstleister übermittelt und dort nicht dauerhaft gespeichert. Sende keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten über den Assistenten.

Für die telefonische Sprachassistenz wird ein Dienstleister mit Sitz in den USA eingesetzt. Dieser verarbeitet Audio-Anrufe und erstellt Transkripte. Diese Daten werden an Zelos CRM übermittelt und als Besuchsberichte gespeichert. Telefontranskripte werden mit deinem Konto verknüpft und sind ausschließlich für dich sichtbar.

8. Zahlungsabwicklung

Für kostenpflichtige Abonnements wird ein Zahlungsdienstleister mit Sitz in den USA eingesetzt. Dieser verarbeitet Zahlungsdaten nach PCI-DSS-Standard. Zelos CRM speichert keine vollständigen Kreditkartendaten. Zahlungsdaten werden gemäß gesetzlichen Anforderungen (bis zu 7 Jahre) gespeichert.

9. Cookies

Zelos verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für Anmeldung und Sicherheit erforderlich sind (Session-Verwaltung über sb-*, Geräte-/Arbeitsplatz-Schutz über zelos_sid und zelos_seen, Admin-Zugang). Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt. Für rein technisch notwendige Cookies ist nach § 25 Abs. 2 TTDSG keine Einwilligung erforderlich, daher gibt es kein Cookie-Banner.

10. Nutzungs- und Sicherheitsdaten

Für den sicheren und stabilen Betrieb sowie zur Verbesserung des Dienstes verarbeiten wir in begrenztem Umfang Nutzungsdaten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einem missbrauchsfreien, funktionierenden Dienst:

• Aktive Nutzungstage und genutzte Funktionen (interne Statistik) — Speicherdauer max. 6 Monate
• Anmelde- und Geräte-Sessions zum Arbeitsplatz-Schutz — beendete Sessions werden nach 30 Tagen gelöscht
• Treffer von Missbrauchs-/Rate-Limits — Speicherdauer 30 Tage; die IP-Adresse wird dabei nur gekürzt (anonymisiert) gespeichert
• Verlauf und Anrufdauer des Nova-Assistenten, verknüpft mit deinem Konto und nur für dich sichtbar